为加强学院物资采购供应工作的管理，保障学院各项工作的正常运行，结合学院实际，特制定本规定。
一、物资采购管理基本原则
（一）实行计划管理。为履行节约、规范管理，物资申购工作实行计划管理。
（二）严格审批程序。物资采购工作的申报、采购、验收和入库、领用都必须按程序审批进行，保证采购工作的透明性，做到公开、公平、公正。
（三）集中批量采购。除特殊情况下临时急需物品采购外，物资采购一律实行集中批量采购。
二、物资采购方式
除政府采购外，单次物资采购金额在10万元以上的实行学院公开招标，在1—10万元的由学院邀请议标，在1万元以下采取商务洽谈方式购买。
三、物资申购计划
（一）物资购置实行计划管理。学院各部门于每学期末拟定下一学期物资申购计划（注明物资品牌、品种、技术参数、单位数量、参考价格等），交学院后勤管理处汇总。属于固定资产购置的，还须财务处签署意见。
（二） 后勤管理处依据各部门物品申购计划进行品种、批次、购买金额分类，按《湖北省政府目录及标准》的采购限额标准，拟定不同采购方案，报主管院长审核，经党委会、院长办公会或院长审批后，实施物资采购。
1、批次采购金额在50万元以上的物资，经院党委会审核批准后，由后勤管理处、财务处共同完成物资采购报告，送政府采购中心，实施采购。
2.批次采购总额在50万元以下、20万元以上的物资，提交院长办公会审议，经院党委会审核批准后，由后勤管理处会同财务处拟定物资申购报告，送政府采购办公室批复后，交学院专项大宗物资采购小组实施。
3、批次采购总额在20万元以下、10万元以上的物资，由院后勤管理处拟定采购方案，经院长办公会论证批准后，由学院专项大宗物资采购小组具体实施。
4、批次采购总额在10万元以下的物品，由院后勤管理处拟定采购方案，经主管院领导审核，院长批准后，交后勤管理处按规定物资采购方式实施。
（三）学院根据建设和发展的需要，需临时增添购置设施设备等急需物资的，由使用部门填报物资申购表（须附：项目、说明书、总预算费、货物到位时间等），经项目主管院领导审核、院长批准后，按有关物资采购方式和规定程序实施。
三、物资采购程序
（一）学院物资采购工作在分管院领导的指导下开展工作。
（二）学院专项大宗物资采购，必须组成由项目使用部门分管院领导、院纪委、财务处、后勤管理处、项目使用部门及相关专家参加的临时领导小组，由项目使用部门分管院领导任组长，负责该项物资采购工作。
（三）在实施物资采购行为时，必须有两人以上采购人员进行合议，报主管院领导同意后进行商务洽谈。
（四）采购工作的实施按下列采购事务处理标准执行：
1、学院所有物资的购置，不进行零星、分散的无计划采购，特殊需要临时购置的，需经院领导批准后实施。
2、后勤管理部门应经常对主要中间商、生产企业以及市场状况进行调查研究，利用电脑、网上设备随时掌握市场价格变动情况，掌握物资订购工作主动权。
3、平时注意搜集各种有利的交易条件，包括交货期、规格、支付条件、物品退换、折扣、送货与交货条件、交易方式、以及有关订购与接货事务等。
4、熟悉掌握学院各部门所需物资目录及其分类，常备用品、账票、消耗品等主要物资的规格。例如：纸张质地、大小尺寸、装订页数、单价、色彩等等，便于在采购时确定样品，作为接货与验货的基准。
5、对特殊使用的物资，特别是金额大的物资，必须从节约使用成本的角度，确定采购物资的规格及采购基准。
6、有组织地对供应商进行调查与选择，掌握供应商的信誉、资质以及物资质量等信息。
7、任何一项物资的采购都必须签订书面合同，合同一式四份。分别用于订购、进货验收、存档、财务处报销。
8、按规定办理清购物款手续与结算业务。
五、物资验收与仓库保管
（一）凡属学院购置的任何物资，都必须经仓库保管员检验与核对。对所购物资分类登记记账，写清用途、购进时间、物品名称、规格、数量与价格等。属固定资产的，交财务处资产管理部门验收登记。
（二）采购人员在物品验收入库时，应将订货合同原始凭证、发票和样品一并交仓库保管员，保管员按送货单，并依样品或订货合同验收。验收工作完成后，保管员出具物资验收单（属固定资产的，由财务处资产管理部门出具固定资产验收单）给采购人员，采购人员凭入库验收单与原始发票办理相关报账手续。
（三）物资仓库对验收入库的物资要建立台帐。
（四）物资仓库应经常整理与收拾货架货柜中的存货，使仓库整齐清洁，保证存货的质量。按库存要求经常核对物品，确认常备物品库存量。准确把握库存的变动情况，主动与学院各部门、采购人员联系，保证学院物资正常供应。
（五）物资仓库必须做好防火、防盗工作。钥匙专人保管，闲杂人员不得入内，确保物资仓库安全。
六、物品出库领用
（一）学院所有采购物资的领用，实行统一的物资领用单，一式三份，一份作部门存档，一份到物品仓库作领料凭证，一份留存。属固定资产的设施、设备，报院财务处资产管理部门备案。
（二）各部门在物资领用时必须经部门负责人签字后，仓库才能发货。物资出库原则上按各部门计划执行。对非常用品、特殊贵重物品的领用，需经学院主管院领导批准。对低值易损件、工具等物品的领用，一般以旧换新的原则执行。
（三）仓库保管人员对各部门所用物资，每学期做好物耗报表，报学院领导、财务处，作为部门成本费用核算的依据。
七、物资采购监督
（一） 采购人员必须公正自律，从学院利益出发，采购合适与价格合理的物资，采购中既要“货比三家”，又要充分竞价；同时要善于利用集中订货、长期订货等手段提高交易地位，谋求有利的采购条件。
（二）建立学院大宗物资采购项目信息公开制度。大宗物资采购的招标投标、采购验收、资金使用等情况要及时公布，做到公开、公正，接受监督。
（三）由学院纪委、财务处、后勤管理处组成专项检查小组，定期或不定期对物资采购情况开展专项检查。对发现的违纪违法问题，依纪依法追究有关责任人的责任。
（四）学院大宗物资采购专项工作小组实行“谁主管、谁负责”的原则，各司其职，各负其责，齐抓共管，做好物资采购管理工作。
